Một số vấn đề về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Tác giả: Nguyễn Văn Hậu
Bài đăng trên website daibieunhandan.vn ngày 08/04/2012
Link đến bài viết gốc

Nên hợp nhất văn bản hướng dẫn

Sau hơn 1 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8.4.2004 của Chính phủ (Nghị định 110) về công tác văn thư; liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ đã ban hành Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6.5.2005 (Thông tư 55) Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Việc áp dụng Thông tư này là một bước tiến dài, có hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước về ban hành văn bản, đặc biệt Thông tư 55 này cũng có những hướng dẫn cụ thể về văn bản QPPL, văn bản hành chính và bản sao văn bản.

Sau một thời gian thực thi, ngày 8.2.2010, Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ-CP (Nghị định 09) sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; trong đó, tại Điều 1 Nghị định 09 quy định: “Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật; Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính” (nội dung mà trước đây, Nghị định 110 quy định Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn).

Và cũng sau gần 1 năm Nghị định 9 có hiệu lực, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19.1.2011 (Thông tư 01) hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; còn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật thì chưa thấy Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ hướng dẫn; nghĩa là đối với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản QPPL vẫn phải thực hiện theo Thông tư 55. Điều này đặt ra câu hỏi trong thực hiện chủ trương cải cách hành chính: Tại sao Chính phủ không giao cho một cơ quan chủ trì phối hợp với các cơ quan khác hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày cho các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính? Tại sao không ban hành một Thông tư hướng dẫn cả 2 loại văn bản nói trên, vừa tiết kiệm thời gian, công sức, ngân sách, vừa tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra và nghiên cứu áp dụng?.

Về áp dụng Thông tư 01

Thông tư 01 của Bộ Nội vụ ra đời để lại câu hỏi: bao giờ thì mới thay đổi Thông tư 55? Chẳng lẽ một Thông tư liên bộ mà một nửa còn hiệu lực còn một nửa thì không?.

Về nội dung của Thông tư 01, có một số vấn đề cần trao đổi, cần sửa đổi là:

1. Không thống nhất việc ghi số và ký hiệu bản sao văn bản giữa hướng dẫn và phụ lục, cụ thể: Điều 16 - Mục 3, Thông tư 01 hướng dẫn: “Số, ký hiệu bản sao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao”, như vậy trong ký hiệu bản sao văn bản không có chữ viết tắt tên cơ quan sao văn bản. Tuy nhiên Phụ lục V - mẫu 2.1 lại trình bày: “Số: ...(3).../SY-...(5)...” và ghi chú: “(5) là chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức sao văn bản”. Hướng dẫn như vậy là chưa chuẩn.

2. Không thống nhất giữa Phụ lục số I (bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao) với Phụ lục số V (mẫu trình bày một số loại văn bản, ở các mẫu: 1.11, 1.13, 1.14, 1.15, 1.16). Ví dụ: Phụ lục I quy định viết tắt “Giấy chứng nhận” là “CN”, nhưng Phụ lục V - mẫu 1.14 lại ghi ký hiệu của “Giấy chứng nhận” là “GCN”.

3. Cách phiên âm các chữ có nguồn gốc nước ngoài (ngoại ngữ) như hướng dẫn tại Thông tư 01 cũng còn một số chỗ chưa thực sự phù hợp với cách ghi và phát âm trong tiếng Việt. Ví dụ: “Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen, Phi-đen Cat-xtơ-rô” (Phụ lục số VI - Viết hoa trong văn bản hành chính). Trong khi, theo tiếng Việt các chữ trên phải đọc và viết là: Vơ-la-đi-mia I-lích Lê-nin, Phơ-ri-đơ-rích Ăng-ghen, Phi-đen Cát-xít-tơ-rô (vì tiếng Việt - chữ Quốc ngữ mà chúng ta đang sử dụng để viết văn bản hành chính là loại chữ ghi âm, mỗi chữ là một âm tiết).

4. Cần hướng dẫn mẫu của loại văn bản là “Tờ trình” vì hiện nay khi trình bày loại văn bản này ở một số cơ quan chưa có sự thống nhất (có nơi ghi thêm từ: “Kính gửi:…” bên dưới từ “Tờ trình”, có nơi quy định không ghi, mà chỉ ghi tên cơ quan được trình ở phần “Nơi nhận”. Theo tôi, nên hướng dẫn thống nhất cách trình bày phải có thành phần “Kính gửi”, vì như vậy sẽ phù hợp với tính chất của loại văn bản này và phù hợp với “thứ bậc” trong hoạt động giao tiếp hành chính (loại văn bản chỉ do các cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi trình lên các cơ quan, tổ chức cấp trên).

5. Ngoài ra, câu văn trong Thông tư 01 cũng cần có sự diễn đạt dễ hiểu hơn. Ví dụ: Điều 9 - Mục 1 - Điểm b ghi: “Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành”; viết như thế có khác gì câu văn: “Câu sai là câu không đúng”. Nên viết là “Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký, đóng dấu, đăng ký và làm thủ tục ban hành”.