Phân biệt phương pháp lãnh đạo theo tình huống và phương pháp lãnh đạo theo chức năng - Bài tập học kỳ - Kỹ năng tổ chức công sở

A. Mở bài

Quản lý nhà nước công sở có năm chức năng cơ bản, bao gồm: kế hoạch, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo và kiểm tra. Trong đó chức năng lãnh đạo, quản lý là hết sức quan trọng, cơ bản của quản lý hành chính nhà nước, làm nền cho hành chính nhà nước ngày càng phát triển. Chức năng lãnh đạo là việc hướng dẫn, điều chỉnh, chỉ huy người khác cùng mình hoặc tự họ làm một công việc cụ thể nào đó nhằm đạt mục tiêu của tổ chức đã đề ra. Xét theo khía cạnh quản lý hành chính nhà nước với quan điểm về công sở thì có ba phương pháp lãnh đạo quản lý, đó là: phương pháp lãnh đạo quản lý theo tình huống, phương pháp lãnh quản lý theo chức năng và phương pháp lãnh quản lý theo hệ thống. Trong bài tập học kì lần này, em xin trình bày vấn đề: “Phân biệt phương pháp lãnh đạo theo tình huống và phương pháp lãnh đạo theo chức năng”

B. Thân bài

I. Phương pháp lãnh đạo theo tình huống: 

Phương pháp lãnh đạo theo tình huống là một trong những phương pháp quản lý công sở phổ biến hiện nay.

Cơ sở thực hiện: Đây chính là sự hợp lý các hành động của nhà lãnh đạo quản lý trong quá trình hoạt động điều hành. Các tình huống cụ thể do thực tiễn yêu cầu đặt ra đòi hỏi các nhà quản lý phải giải quyết. Đó là sự phù hợp giữa hành vi của một người lãnh đạo với cấp dưới của mình, đối với từng tình huống cụ thể cần xem xét. Định hướng được hành vi của tình huống đặt ra và phải xác định được các yếu tố có ảnh hưởng tới các hành vi quản lý cùa mình. Phải tạo ra một môi trường làm việc có hiệu quả thiết lập được kỹ luật và trật tự cần thiết trong tổ chức. 

Khái niệm: Phương pháp lãnh đạo theo tình huống là việc các nhà lãnh đạo, quản lý căn cứ vào tình huống cụ thể do thực tiễn đặt ra, định hướng cho hành vi của mình, thực hiện quản lý có hiệu quả. 

Các yếu tố ảnh hưởng đến phương pháp quản lý, lãnh đạo theo tình huống: trình độ của cán bộ công chức, nhu cầu riêng của cán bộ công chức, phương thức ra quyết định, các quan hệ nội bộ, tính cách và năng lực của nhà lãnh đạo, nhiệm vụ được giao và cấu trúc của nó, nguồn gốc quyền lực của người lãnh đạo. 

Qua đó ta thấy được mỗi yếu tố có một ảnh hưởng khác nhau đến hoạt động quản lý, lãnh đạo theo tình huống. Tuỳ theo trình độ của từng nhân viên, cán bộ trong tổ chức mà nhà lãnh đạo có cách phân công các công việc phù hợp với họ, từ đó tạo ra năng suất công việc cao hơn. Hiểu được nhu cầu nguyện vọng của từng nhân viên hoặc từng nhóm nhân viên trong tổ chức, từ đó giúp nhà lãnh đạo có thể đưa ra được những quyết định phù hợp, đúng với yêu cầu của công việc được giao đồng thời giải quyết tốt được mối quan hệ trong tổ chức.

Phân loại: Có ba cách phân loại như sau.

a) Trên cơ sở của phương pháp lãnh đạo theo tình huống, có thể phân loại thành phong cách hướng vào công việc hay phong cách hướng vào quan hệ. Hai phong cách này phụ thuộc vào ba yếu tố: quan hệ giữa nhà lãnh đạo với cấp dưới, các nhiệm vụ được giao và cấu trúc của nó và quyền hạn chính thức giữa người lãnh đạo. Trong đó quan hệ giữa người lãnh đạo với cấp dưới là quan trọng nhất, thể hiện năng lực, ý chí, sự phối hợp hoạt động của người lãnh đạo. 

b) Một mô hình khác của phong cách lãnh đạo theo tình huống được xây dựng trên cơ sở hai khái niệm là hành vi chỉ đạo và hành vi hỗ trợ trong quan hệ với mức độ trưởng thành của cán bộ cấp dưới.

- Hành vi chỉ đạo: chỉ đạo, giao nhiệm vụ và hướng dẫn cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ. 

- Hành vi hỗ trợ: Một lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc, tiến hành các biện pháp phù hợp theo ý kiến của cấp dưới, lôi cuốn nhân viên vào quá trình ra quyết định. 

Sự trưởng thành của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến khả năng ra mục tiêu cao hay thấp cho quá trình quyết định. Người nào có kinh ngiệm, trưởng thành thì giao những công việc có mức độ khó hơn và ngược lại.

c) Phương pháp lãnh đạo theo tình huống còn được diễn tả bằng một mô hình khác, được gọi là mô hình để dẫn đến mục tiêu. Trong mô hình này, người lãnh đạo xác định rõ nhiệm vụ đặt ra, loại bỏ những hoạt động không cần thiết, chỉ ra các nhiệm vụ cần thiết, cụ thể cho cán bộ công chức để dễ dàng thực hiện công việc theo yêu cầu của mình, để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc. Mô hình để dẫn đến mục tiêu phụ thuộc vào các yếu tố: đặc điểm của cán bộ cấp dưới, đặc trưng công việc, phong cách lãnh đạo, hiệu quả lãnh đạo.

Tóm lại: Phương pháp lãnh đạo theo tình huống sẽ đạt được hiệu quả cao nếu người lãnh đạo có khả năng nắm bắt được tình huống công việc cùng năng lực lãnh đạo với công việc tốt.

II. Phương pháp lãnh đạo theo chức năng:

Khái niệm: Phương pháp lãnh đạo, quản lý theo chức năng là việc người lãnh đạo căn cứ vào các yêu cầu của công việc, cá nhân, tập thể xây dựng các mối quan hệ hài hòa và dựa vào năng lực, chức năng của từng nhóm yêu cầu công việc để giao nhiệm vụ cụ thể nhằm đạt được năng suất cao và thực hiện phong cách lãnh đạo có hiệu quả.

Yêu cầu và đặc điểm của phương pháp lãnh đạo, quản lý theo chức năng: Phương pháp này được thực hiện do sự tác động của mối quan hệ chặt chẽ của ba nhóm yêu cầu cơ bản, đó là: yêu cầu của các nhân, yêu cầu của tập thể, yêu cầu của nhiệm vụ. Do đó người lãnh đạo trong quá trình điều hành công sở khi áp dụng phương pháp này phải có sự nhận biết các khía cạnh khác của vấn đề đặt ra và xử lý thích hợp, hiệu quả một yêu cầu nào đó.

Ba nhóm yêu cầu :  

1- Của cá nhân ( yêu cầu đào tạo, tư vấn hỗ trợ, thúc đẩy công việc, trưởng thành và phát  triển)

2- Của tập thể ( xây dựng đội ngũ, thông tin liên alc5, thúc đẩy công việc, kỹ thuật, nguyên tắc làm việc)

3- Của nhiệm vụ ( mục tiêu rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể, đáng giá kết quả hòan thánh công việc, thực hiện công việc)

Chúng có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ, vừa phải có sự phối hợp giao thoa, điều hòa một cách hợp lý, vừa phải hoàn thiện. Chúng đồng thời thực hiện lần lượt từng nhóm yêu cầu để đạt được hiệu quả cao. Các tình huống, nhiệm vụ đặt ra phải được xem xét trong mối tương quan với chức năng của người lãnh đạo. Các nhà lãnh đạo cần xác định rõ yêu cầu của từng yếu tố, từ đó thực hiện phương pháp này sẽ đạt hiệu quả tốt hơn.

Những thuận lợi và khó khăn khi sử dụng phương pháp lãnh đạo, quản lý theo chức năng:

Thuận lợi: Hiểu biết nhu cầu, mong muốn của từng nhân viên, nhóm, nhiệm vụ công việc đặt ra. Do đó nhà lãnh đạo có cách thức điều hòa, phối hợp, hòan thiện phương pháp quản lý này và từng loại yêu cầu khác nhau đặt ra trong công việc giúp nhà lãnh đạo nâng cao phẩm chất, năng lực, trình độ. Bên cạnh đó, phương pháp này còn tạo sự đòan kết, phối hợp hoạt động của các thành viên trong công sở.

Khó khăn: Đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có trình độ cao, vững nghiệp vụ, xác định được yêu cầu nào là quan trọng, ưu tiên xử lý vấn đề trước sau một cách hợp lý. Nhà lãnh đạo cần phải định hướng được đòi hỏi của các yêu cầu nếu không khi thỏa mãn yêu cầu này thì chưa đáp ứng yêu cầu kia và ngược lại. Ngoài ra, nhà lãnh đạo phải xác định yêu cầu, chức năng của từng công việc từ đó giải quyết công việc sẽ đạt được hiệu quả.

III. Phân biệt phương pháp lãnh đạo theo tình huống và phương pháp lãnh đạo theo chức năng:

1. Giống nhau: 

Cả hai phương pháp lãnh đạo theo tình huống và phương pháp lãnh đạo theo chức năng đều hướng tới một mục tiêu là giúp nhà lãnh đạo hướng dẫn, điều chỉnh, chỉ huy người khác cùng mình hoặc tự họ làm một công việc cụ thể nào đó nhằm đạt mục tiêu của tổ chức đã đề ra một cách hiệu quả.

2. Khác nhau:

* Khái niệm: 

- Phương pháp lãnh đạo theo tình huống: Nhà lãnh đạo căn cứ vào tình huống do thực tiễn đặt ra, định hướng hành vi của mình để tổ chức quản lý lãnh đạo cán bộ, công chức.

- Phương pháp lãnh đạo theo chức năng: Nhà lãnh đạo căn cứ theo công việc cá nhân, tập thể để xây dựng mối quan hệ hài hòa và căn cứ yêu cầu từng nhóm, yêu cầu công việc để có phương pháp lãnh đạo hiệu quả.

* Cơ sở yêu cầu:

- Phương pháp lãnh đạo theo tình huống: hợp lý các hành động của lãnh đạo, tình huống do thực tế yêu cầu công việc. Xác định được các yếu tố ảnh hưởng tâm lý của mình và các nhân viên dưới quyền. Xây dựng môi trường làm việc có kỹ thuật, có kỉ luật.

- Phương pháp lãnh đạo theo chức năng: sử dụng chặt chẽ mật thiết 3 yêu cầu trong công việc: yêu cầu của cá nhân, của tập thể, yêu cầu của mục tiêu của công việc. Xác định hợp lý giao thoa của 3 yêu cầu nhưng phải xác định yêu cầu trọng tâm cần được ưu tiên.

*Phân loại:

- Phương pháp lãnh đạo theo tình huống: phương pháp hướng vào công việc hay vào quan hệ với sự trưởng thành của cán bộ cấp dưới, phương pháp mô hình dẫn đến mục tiêu của tổ chức.

- Phương pháp lãnh đạo theo chức năng: người lãnh đạo phải thể hiện được chức năng của mình để đáp ứng nhu cầu của các đối tượng quản lý nhưng phải đạt được mục tiêu của tổ chức. 

C. Kết bài

Chức năng lãnh đạo của nhà quản lí trong công sở là một chức năng quan trọng. Nếu nhà quản lí không có những phương pháp lãnh đạo đúng đắn thì nhân viên sẽ không đi vào khuôn phép và năng suất công việc sẽ không cao. Hai phương pháp lãnh đạo theo tình huống và lãnh đạo theo chức năng giúp cho các nhà quản lí hoạt động tốt hơn, thúc đẩy công việc ở công sở có hiệu quả. Thông qua việc phân biệt hai chức năng trên, em đã hiểu trở thành nhà quản lí cần phải làm những điều gì để lãnh đạo cho đúng. 

Trên đây là bài tập học kì của em, hiểu biết của em còn hạn chế nên mong thầy cô giúp đỡ em hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm, Học viện Hành Chính, Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở (Dùng cho đào tạo Đại học Hành chính), NXB. Khoa học và Kỹ thuật, HN – 2012.

2. www.hanhchinh.com.vn