Bài tập học kỳ Kỹ năng tổ chức công sở - Vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước.

1. Khái niệm và biểu hiện của Văn hóa công sở

1.1 Khái niệm

Nhìn chung văn hóa tổ chức được quan niệm là hệ thống những giá trị, niềm tin, sư mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại như những giả thiết không bị chất vấn về truyền thống và cách thức làm việc của tổ chức mà mọi người trong đó đều tuân theo khi làm việc. Chính văn hóa tổ chức cho phép người ta phân biệt được các tổ chức với nhau thông qua những phương thức điều hành khác nhau. Gọi là “Văn hóa” vì nó hướng tổ chức tới những giá trị về tinh thần và ảnh hưởng đến nếp suy nghĩ, làm việc của các thành viên khi gia nhập vào tỏ chức, chấp nhận nó như một truyền thống. Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của tổ chức, đến phương thức tồn tại và phát triển của tổ chức.

Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng một nền nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như toàn bộ thành viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình. Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kỷ luật cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình. Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kỷ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan trong cư xử với mọi người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan lieu, hách dịch, cơ hội. Như thế niềm tin của cán bộ với cơ quan sẽ được củng cố, phát triển cùng với quá trình xây dựng cơ quan, công sở. 

1.2 Biểu hiện của Văn hóa công sở trong tổ chức và điều hành công sở

Để xem xét các khía cạnh khác nhau của văn hóa tổ chức trong một công sở cụ thể, mà ở đây được coi là văn hóa công sở, chúng ta có thể dựa vào một số biểu hiện cụ thể của hành vi điều hành và hoạt động của công sở đó như sau:

- Tinh thần tự quản, tính tự giác của cán bộ công chức làm việc tại công sở cao hay thấp. Thái độ trách nhiệm trước công việc và các cơ hội mà mọi người có được để vươn lên là biểu thị của môi trường văn hóa cao trong công sở và ngược lại.

- Mức độ áp dụng các quy chế đê điều hành, kiểm tra công việc

- Thái độ chủ huy dân chủ hay độc đoán

- Cán bộ công chức của từng cơ quan và các đơn vị của cơ quan có tinh thần đoàn kết, tương trợ, tin cậy lẫn nhau như thế nào. Mức độ của bầu không khí cởi mở trong công sở.

- Các chuẩn mực được để ra thích đáng và mức độ hoàn thành công việc theo chuẩn mực cao hay thấp. Một công sở làm việc không có chuẩn mực thống nhất là sự biểu hiện của văn hóa công sở kém.

- Các xung đột nội bộ được giải quyết thỏa đáng hay không

Các biểu hiện hành vi của văn hóa công sở rất đa dạng và phong phú. Chúng đồi hỏi phải xem xét tỉ mỉ mới có thể đánh giá được hết mức đọ ảnh hưởng của chúng  tới năng suất lao động quản ly, tới hiệu quả hoạt động của công sở nói chung.

2. Thực tiễn và vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước

2.1 Thực tiễn

Qua thực tiễn một cuộc khảo sát xã hội học cho thấy, có đến 70% nhân viên trong các công sở không cảm thấy vui vẻ khi làm việc. Có hai nguyên nhân chính: một là, họ thấy không được đánh giá cao và không được tôn trọng; hai là, họ cảm thấy phải làm việc trong một môi trường văn hóa không có sức sống. Nguyên nhân đó được biểu hiện ra bên ngoài cụ thể là: Do chạy theo lợi ích cá nhân nên khi trong cơ quan xảy ra hiện tượng bè phái, tất yếu ai cũng phải giữ gìn đến cả từng lời xã giao, mọi người cũng phải “dè chừng” nhau trong từng lời nói, hành động...tạo nên bầu không khí nghi kị, căng thẳng trong cơ quan. Trong một công sở như vậy, cộng với những tin đồn không chính xác, gây ra những thiệt hại, xáo trộn không lường trước được. Đúng ra, năng lực, trình độ chuyên môn, công sức lao động phải sử dụng phục vụ cho việc hoàn thành tốt nhất mục tiêu chung, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, cống hiến cho xã hội thì những cá nhân, nhóm người này lại bỏ ra quá nhiều công sức để tranh giành, đấu đá, soi mói, kìm hãm lẫn nhau. Đó là sự lãng phí nguồn nhân lực.

Ngoài ra, hiện nay còn có hiện tượng phổ biến đó là “buôn chuyện”, dòm ngó chức vụ, tạo bè kéo cánh để tranh ghế, tranh chức và lôi cuốn cả những cấp dưới quyền vào vòng xoáy đó mà quên đi nhiệm vụ chuyên môn của mình. Lại có những cá nhân lấy cớ vì hiệu quả chung của công việc mà cố tình không thừa nhận năng lực, làm khó dễ cho những thành viên khác. Trong khi đó, đáng lẽ ra trên cương vị của mình, họ phải là người dẫn dắt những người đi sau, chỉ bảo và giúp họ tiến bộ, trưởng thành hơn trong từng công việc được giao.

2.2 Vai trò

Văn hóa nói chung, văn hóa công sở nói riêng là sự kết nối của hệ thống giá trị từ truyền thống đến hiện đại, vừa mang đậm bản sắc của cái riêng, cái "dân tộc" vừa tuân thủ chuẩn mực chung, chuẩn mực của "thời đại". Trình độ học vấn là điều kiện để mở cửa sổ trí tuệ và tâm hồn con người bước vào nền văn hóa tiên tiến hơn. Từ các phân tích trên, có thể nói văn hoá là nền tảng tinh thần của hoạt động công sở. Nó biểu hiện sức mạnh tiềm tàng và bản lĩnh của các thành viên trong hoạt động công sở dưới các khía cạnh sau:

Một là, văn hóa thể hiện giá trị truyền thống kết nối với giá trị hiện đại và hệ giá trị đặc trưng riêng của hoạt động công sở

Ở các quốc gia phát triển trên thế giới, các thành viên công sở đều ý thức rất rõ: họ đang làm việc vì ai, vì cái gì và tại sao họ lại đạt hiệu quả làm việc  cao như vậy. Phần lớn họ có ý thức văn hoá dân tộc rất cao, có nhận thức cao trong sự phát triển đất nước, ý thức về danh dự của nhà nước, về truyền thống của cơ quan công sở, nơi đang làm việc và cống hiến; hơn nữa lương tâm và danh dự, ý thức về sự tồn tại khiến họ ý thức được văn hoá là động lực phát triển của mọi hoạt động trong các công sở hiện nay. Yếu tố dân tộc, hiện đại và hệ giá trị này thấm nhuần trong mỗi thành viên công sở, được chắt lọc, kế thừa và phát triển, phát huy theo quá trình đi lên của công sở, được vật chất hoá trong các cấu trúc thiết chế hành chính và công nghệ hành chính. Đổi mới hoạt động công sở là một thành tựu văn hoá. Thành tựu này giúp cho việc hiện đại hoá nền hành chính nhà nước Việt Nam, giúp cho các cơ quan, công sở nhà nước Việt Nam vươn tới tầm cao mới của sự phát triển hiện đại.

Hai là, vai trò của văn hoá càng được phát huy nếu gắn với trình độ học vấn và trình độ văn minh trong hoạt động của các công sở 

Một nền văn minh mới xuất hiện đã thể hiện ở sự hình thành các tiêu chí, chuẩn mực trong hoạt động công sở, quan hệ ứng xử và môi trường chính trị mang đậm màu sắc văn hoá nhân văn, nhân ái và nhân bản, với các giá trị chân, thiện, mỹ. Việc các công sở khuyến khích, thậm chí bao cấp việc học tập cho các thành viên là nhằm thúc đẩy hiệu quả hoạt động của các công sở hiện nay. Một số các quốc gia trên thế giới qui định cán bộ, công chức khi đến công sở phải, mặc đồng phục được coi là trách nhiệm cao, dù không cần một lời tuyên thệ nào. Điều này làm cho mỗi cán bộ, công chức tự khép mình vào kỷ luật và khuôn phép, coi kỷ luật công sở là hòn đá tảng của tinh thần văn hoá dân tộc.

Ba là, vai trò của văn hóa thể hiện là nền tảng mang tính nhân bản của công sở

"Cái “chân" là biểu hiện giá trị của "cái thật" trong hoạt động công sở, đó là: giá trị của cái đúng, của chân lý; giá trị của tri thức khoa học, sự hiểu biết, trí tuệ; giá trị của qui phạm pháp lý, qui phạm đạo đức, hướng về cội nguồn của mỗi cán bộ, công chức.

Để phát huy giá trị "cái chân" trong hoạt động công sở, cần tạo ra một môi trường thuận lợi, mà trong đó mọi thành viên đều có thể phát huy hết khả năng sáng tạo của mình để gánh vác nhiệm vụ do nhà nước và nhân dân giao phó, đồng thời phục vụ xã hội, công dân tốt hơn, trong đó có các nhân tố: quan hệ con người; sử dụng nguồn tài nguyên (vật chất, con người); vận dụng khoa học - công nghệ tiên tiến. Xác định đúng vị trí, vai trò của từng nhân tố có tác động tốt tới hiệu lực và hiệu quả hoạt động của các công sở trong tiến trình phát triển chung của đất nước.

Thực tế phát triển của các cơ quan, công sở ở nước ta vừa qua chứng minh rằng không thể coi nhẹ nhân tố con người. Nói đến con người chính là nói đến văn hoá, vì toàn bộ những giá trị văn hoá làm nên những phẩm chất, năng lực tinh thần của con người. Những phẩm chất và năng lực thật đó của cán bộ, công chức được vật chất hóa tạo thành nguồn lực nuôi dưỡng sự tồn tại và phát triển của công sở. Mỗi công chức cần phát huy hết sở trường, sở đoản của mình trong công việc. Do vậy, việc bố trí mỗi vị trí công việc cần đúng chuyên môn, năng lực, ngang tầm, tâm thì mới tạo ra giá trị "cái  chân" trong hoạt động công sở.

Văn hoá còn có vai trò to lớn trong việc xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, kỷ cương và dân chủ. Nó đòi hỏi các thành viên trong công sở phải quan tâm đến hiệu quả công việc chung của công sở, giúp cho mỗi cán bộ, công chức tự nhìn lại, đánh giá mình, chống lại những biểu hiện thiếu văn hoá như: tham ô, móc ngoặc, quan liêu, hách dịch, cửa quyền, cơ hội... Bên cạnh đó, yếu tố văn hoá còn giúp cho mỗi thành viên trong công sở phải tôn trọng kỷ luật, danh dự của công sở, quan hệ thân ái, đoàn kết, hợp tác vì sự nghiệp chung của công sở.

Bốn là, vai trò của văn hóa thể hiện là nền tảng mang tính nhân ái của công sở

 Văn hóa là chiếc nôi nuôi dưỡng giá trị "cái thiện" trong hoạt động công sở với hệ thống giá trị của cái tốt, của lương tâm, đạo đức và tâm hồn cao đẹp của mỗi cán bộ, công chức trong thực thi công vụ. Thiếu nền tảng tinh thần tiến bộ, lành mạnh thì không có sự phát triển công sở bền vững. Vận dụng các yếu tố văn hoá trong việc thúc đẩy mọi hoạt động của công sở như có hệ thống khuyến khích thi đua khen thưởng, tạo ra bầu không khí làm việc thoải mái, sẽ kích thích mọi người hăng say làm việc.

Sự vô cảm trong hoạt động công vụ đã đánh mất đi giá trị "cái thiện" trong mỗi con người. Sự vô cảm giữa con người với con người là thiếu đi lòng trắc ẩn, ít chịu lắng nghe, ít chịu thấu hiểu và thiếu sự chia sẻ trong công việc. Các căn bệnh tham nhũng, quan liêu, cửa quyền, hách dịch, đố kỵ, hẹp hòi, vị kỷ, níu chân, kéo áo nhau ngày càng trở nên trầm trọng trong một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức. Đặc biệt là các loại "võ" xuất hiện trong công sở như "ném đá giấu tay", "chọc gậy bánh xe"... đều là biểu hiện của phi văn hóa, phản giá trị.

Vai trò của văn hoá còn thể hiện sự định hướng giải quyết đúng đắn trong từng thời kỳ mối quan hệ giữa hiện đại hoá công sở với việc thực hiện sự công bằng cho các thành viên trong công sở. Khi văn hoá phát huy tác dụng trong việc phát triển nguồn nhân lực công sở, tức là văn hoá đã tham gia vào quá trình hình thành quan hệ đồng thuận giữa hiện đại hoá công sở với đảm bảo sự công bằng cho các thành viên. Chỉ có như vậy mới phát huy được các biện pháp hành chính trong chống tham nhũng, hối lộ, quan liêu, đặc quyền, đặc lợi trong công sở.

Bên cạnh đó, vai trò của văn hoá trong hoạt động công sở còn thể hiện trong quan niệm về sự bình đẳng và thực hiện bình đẳng. Theo ý nghĩa văn hoá, bình đẳng là mọi thành viên trong công sở đều có cơ hội như nhau (trong học tập, đào tạo, việc làm...) để phát triển. Phát triển công sở không có nghĩa là đào thêm hố sâu sự bất bình đẳng và thiếu công bằng trong việc thực hiện các lợi ích giữa các thành viên trong công sở, càng không thể làm giàu bằng mọi giá, nhất là trong cơ quan y tế và trường học.

Năm là, vai trò của văn hóa là nền tảng mang tính nhân văn của công sở

Văn hóa đem lại sức sống mãnh liệt cho công sở, nhu cầu hướng tới "cái đẹp", sự cảm nhận và thưởng thức cái đẹp giúp cho việc giải phóng con người, giải phóng sức lao động, thủ tiêu mọi sự kìm hãm. M.Gorki gọi mỹ học là đạo đức học của tương lai. Bielinxki (Nga, thế kỷ XIX) nói: "Cảm xúc về cái đẹp là một điều kiện làm nên phẩm giá con người. Phải có nó con người mới có được trí tuệ, phải có nó con người mới cất mình lên tới những tư tưởng tầm cỡ thế giới, mới hiểu được bản chất các hiện tượng trong tính thống nhất của chúng..., phải có nó người ta mới có thể không quỵ ngã dưới sức đè nặng trĩu của cuộc đời và làm nên những chiến công..., thiếu nó, thiếu đi cái cảm xúc ấy thì không có thiên tài, không có tài năng, không có trí thông minh mà chỉ còn lại cái thứ đầu óc tỉnh táo một cách ti tiện cần thiết cho sinh hoạt thường ngày trong nhà, cho những tính toán nhỏ nhen ích kỷ".

Như vậy có thể khẳng định rằng "cái mỹ" là kết quả cuối cùng của "cái chân" và "cái thiện". Không thể có "cái mỹ" nếu như thiếu "cái chân", "cái thiện". Cái đẹp biểu hiện trong văn hóa công sở là vẻ đẹp hành vi, ngôn ngữ ứng xử, diện mạo, trang phục... của công chức trong thi hành công vụ. Đồng thời cũng thể hiện ở việc bố trí trụ sở làm việc khoa học, văn minh, khang trang, sạch đẹp, thuận tiện, đủ ánh sáng, trang trí, cây cảnh v.v.. bố trí phòng làm việc minh bạch, lịch sự, trang trọng của nơi công quyền.

Tóm lại, văn hóa công sở với vai trò cơ bản vừa là mục tiêu, vừa là động lực phát triển của công sở, vì vậy, việc bảo vệ và phát huy giá trị văn hoá trong công sở không những là nhiệm vụ của nhà nước mà còn là nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức trong công việc của mình, ở các vị trí, cương vị khác nhau trong thực thi công vụ.

3. Một số giải pháp nhằm nâng cao Văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước

Nhằm thực hiện có hiệu quả, đạt mục tiêu chung của tổ chức, khơi dậy, phát huy được nguồn nhân lực thì việc xây dựng môi trường văn hóa nơi công sở là một yếu tố rất quan trọng. Để có được nét văn hóa riêng cho mỗi công sở là một quá trình, đòi hỏi phải có sự đồng thuận chung của các cá nhân trong từng tổ, nhóm nói riêng và trong toàn tổ chức nói chung.

Thứ nhất, về vai trò của nhà quản lý - lãnh đạo: Bên cạnh tuyển chọn, sắp xếp phù hợp với yêu cầu công việc, còn phải tạo ra môi trường làm việc thân thiện, để cho mỗi cá nhân được là chính mình trong công việc, thể hiện chân thực tính cách của mình mà không phải đeo “mặt nạ công sở” hay phải lo lắng về những điều liên quan đến nghi thức, thủ tục trong tổ chức. Kịp thời biểu dương những thành quả mà nhân viên đạt được, quan tâm chia sẻ với nhân viên khi họ đau ốm, hiếu, hỉ...Hãy trân trọng những nhân viên mình theo khía cạnh là những con người bình thường chứ không phải là cấp dưới của mình. Đặc biệt, đối với người lãnh đạo hiện nay phải công minh trong việc dùng người, cất nhắc cán bộ sao cho đúng người, đúng việc, đúng trình độ chuyên môn, năng lực, như vậy một mặt vừa nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên; mặt khác tạo nên bầu không khí làm việc khoa học, công minh, tránh để các thành viên trong tổ chức nghi kị, không phục cấp trên, khiếu kiện...

Thứ hai, về vai trò của công đoàn, phải đặc biệt quan tâm, phối hợp cùng với lãnh đạo của cơ quan trong xây dựng văn hóa công sở, hướng đến mục tiêu cải thiện quan hệ lao động tại nơi làm việc, cùng nâng cao hiệu quả làm việc, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Trong cơ quan ra nội quy là quan trọng, nhưng quan trọng hơn vẫn là việc thực hiện, phải có kiểm tra, đánh giá, chấm điểm và phải làm thường xuyên liên tục, không nên làm theo kiểu phong trào, đầu voi đuôi chuột. Cần coi trọng tính bình đẳng trong công việc giữa các nhân viên với nhau, luôn khuyến khích các thành viên đề xuất các sáng kiến trong công việc, tạo điều kiện để nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao.

Thứ ba, đối với mỗi cán bộ công chức: Xây dựng văn hóa công sở thực chất là xây dựng con người mới. Và chỉ có những cá nhân có năng lực, tài năng, có thái độ cầu tiến, hợp tác vì lợi ích chung... mới được coi là tài sản. Để làm tốt vấn đề này, không chỉ tập trung làm tốt các vấn đề tiền lương, chế độ đãi ngộ mà còn tạo lập môi trường và động cơ làm việc. Cụ thể như tạo ra không gian cho các hoạt động tập thể cả trong chuyên môn, cũng như các hoạt động giao lưu giữa các cá nhân, tổ, nhóm với nhau với mục tiêu tăng cường sự hợp tác, trao đổi sáng kiến, kinh nghiệm... để hoàn thành nhiệm vụ chức năng của tổ chức. Qua đó, tạo được cơ hội để mỗi thành viên có thể khẳng định vị thế và thăng tiến trong tổ chức.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Học viện Hành chính, Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 2012
2. Báo Quảng Trị Online, ngày 25/11/2011, Xây dựng văn hóa công sở – phát huy nguồn nhân lực của tổ chức – Nguyễn Quốc Thanh
3. Truyền thông thương hiệu Online, Vai trò của văn hóa với sự phát triển doanh nghiệp
4. Tạp chí Ngày nay, Vai trò của Văn hóa công ty
5. Các website:
o http://vnexpress.net
o http://baoquangtri.vn
o http://vhdn.vn

Nếu bạn muốn download không mất phí, vui lòng điền thông tin và tên bài tập vào form dưới đây.