Bài tập học kỳ Kỹ năng tổ chức công sở - Phân tích các phương hướng hiện đại hóa công sở trong giai đoạn hiện nay

I. Một số khái niệm

1. Công sở

Điều đầu tiên ta hiểu khái niệm về Công sở hành chính Nhà nước: “Công sở hành chính nhà nước (sau đây viết tắt là công sở): Là tổ chức của hệ thống bộ máy nhà nước hoặc tổ chức công ích được Nhà nước công nhận, bao gồm cán bộ, công chức được tuyển dụng, bổ nhiệm theo quy chế công chức hoặc theo thể thức hợp đồng để thực hiện công vụ nhà nước. Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơ cấu tổ chức do pháp luật quy định, được sử dụng công quyền để tổ chức công việc Nhà nước hoặc dịch vụ công vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng.”

Dựa vào khái niệm nêu trên có thể thấy về mặt nội dung công việc, hoạt động của công sở nhằm thỏa mãn các lợi ích chung của cộng đồng; về mặt hình thức tổ chức thì công sở là một tập hợp cơ cấu tổ chức, có phương tiện vật chất và con người được Nhà nước bảo trợ để thực hiện nhiệm vụ của mình; về ý nghĩa tổ chức nhà nước thì có thể coi công sở là trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước, do Nhà nước lập ra và có thẩm quyền giải quyết công vụ. Vậy từ phân tích trên có thể hiểu: Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi phối hợp thực hiện một nhiệm vụ được Nhà nước giao và là bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lí nhà nước.

2. Hiện đại hóa công sở

Hiện đại hóa công sở là quá trình đổi mới phương thức điều hành của hệ thống hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế; từng bước hiện đại hoá công sở, trang bị các phương tiện làm việc cần thiết;  tập trung xây dựng cơ sở khoa học, thực tiễn để ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở của hệ thống hành chính nhà nước, là một bộ phận hợp thành của Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước.

II. Thực trạng hoạt động công sở và nguyên nhân dẫn đến sự cấp thiết của hiện đại hóa công sở trong giai đoạn hiện nay.

1. Thực trạng hoạt động công sở.

a. Những kết quả đạt được.

Thời gian qua, phương thức điều hành của Chính phủ và cơ quan hành chính nhà nước các cấp đã từng bước được đổi mới. Chính phủ, các bộ đã tập trung nhiều hơn vào công tác hoạch định chính sách, xây dựng pháp luật trước hết là thể chế kinh tế; Chính phủ chỉ đạo các bộ, ngành xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của cả nước; tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc chấp hành và tổ chức thực hiện đối với toàn xã hội. Các bộ, ngành và địa phương đã chú trọng vào việc hiện đại hoá công sở; đặc biệt về đầu tư sửa chữa, cải tạo nâng cấp, xây dựng công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan, từng bước cải thiện điều kiện làm việc cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức hành chính nhà nước.

b. Những tồn tại.

Nền hành chính của chúng ta vẫn còn mang nặng dấu ấn của cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp, chưa đáp ứng được yêu cầu của cơ chế quản lý mới cũng như yêu cầu phục vụ nhân dân trong điều kiện mới, hiệu lực, hiệu quả quản lý chưa cao. Những hạn chế này thể hiện trên các mặt sau:

- Phương thức điều hành của Chính phủ, các bộ, ngành ở Trung ương, Ủy ban nhân dân các cấp còn nhiều bất cập, vừa tập trung quan liêu lại vừa phân tán, chưa thông suốt; phân công, phân cấp thiếu rành mạch; trật tự, kỷ cương hành chính chưa nghiêm; việc phối hợp giữa các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình xây dựng, ban hành và kiểm tra việc thực hiện chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch còn nhiều yếu kém; quy chế làm việc của các bộ, ngành và chính quyền địa phương còn thiếu và chưa thống nhất; quy trình giải quyết công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước chưa được chuẩn hoá và công khai hoá; tình trạng họp và giấy tờ hành chính còn nhiều;

- Công sở của cơ quan hành chính nhà nước các cấp được đầu tư, xây dựng thiếu quy hoạch, tuỳ tiện, gây tốn kém. Gần đây, một số cơ quan hành chính nhà nước có điều kiện đã tiến hành hiện đại hoá công sở, tuy nhiên chưa có bước đi cụ thể, thiếu tính đồng bộ và chuẩn hoá, có nơi chưa phù hợp với trình độ của cán bộ, công chức và trình độ tổ chức lao động trong cơ quan. Hiện đại hoá công sở đang được hiểu một cách đơn thuần chỉ là xây cất công sở, mua sắm trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, không tính đến khả năng sử dụng và hiệu quả kinh tế kỹ thuật.

2. Nguyên nhân dẫn đến sự cấp thiết của việc hiện đại hóa công s.

Thứ nhất, xuất phát từ thói quen đã được hình thành trong nền hành chính tập trung quan liêu bao cấp, các cơ quan từ trung ương đến địa phương chưa thật sự quan tâm đến việc đổi mới phương thức chỉ đạo điều hành, đặc biệt là công tác phối hợp giữa các cơ quan hành chính nhà nước ở trung ương trong quá trình hoạch định và thực hiện chính sách; quy chế công vụ, công chức chưa rõ ràng, cơ chế trách nhiệm cá nhân chưa được cụ thể, nhất là người đứng đầu các cơ quan hành chính nhà nước.

Thứ hai, Chính phủ chưa có quy hoạch tổng thể về hệ thống công sở, kế hoạch đầu tư sửa chữa, cải tạo nâng cấp, xây dựng hệ thống công sở và xây dựng tiêu chuẩn chế độ về trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức hành chính nhà nước. Các tiêu chuẩn về thiết kế, chế độ bảo hành, bảo trì và quy chế quản lý, sử dụng công sở ban hành trước đây đã không còn phù hợp, gây lãng phí các nguồn lực, ngân sách của nhà nước và làm giảm hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý.

Vậy nên cần có hệ thống điều hành, quản lý công sở theo hướng hiện đại để lưu trữ tổng quan các dữ liệu công việc của công sở, tránh công việc ứ đọng, công sở hoạt động không hiệu quả, cần đưa ứng dụng công nghệ thông tin, máy móc hiện đại vào sử dụng. Hiện đại hóa công sở không chỉ dừng lại tại việc đưa ứng dụng khoa học mới vào mà còn đi kèm nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nói một cách khác hiện đại hóa công sở cũng chính là hiện đại hóa công chức, viên chức. 

III. Phương hướng hiện đại hóa công sở trong giai đoạn hiện nay. 

1. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008

Mục đích của TCVN ISO 9001:2008 trong cải cách thủ tục hành chính nhằm:

- Cải tiến việc cung cấp các dịch vụ hành chính để đáp ứng các yêu cầu của tổ chức, công dân, nhà đầu tư theo đúng quy định của pháp luật.

- Kiện toàn hệ thống quản lý chất lượng hiện hành trong các cơ quan hành chính.

- Nâng cao hiệu lực và hiệu quả của nền hành chính.

Lợi ích của Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 là

- Giảm và ngăn chặn được nhiều sai sót nhờ tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo và cán bộ, công chức được nâng cao và tự kiểm soát được công việc của chính mình.

- Cung cấp những công cụ để xác định và cụ thể hoá các nhiệm vụ nhằm bảo đảm dẫn đến những kết quả cụ thể thông qua việc lập kế hoạch công việc, xây dựng các quy trình làm việc, các mô tả và hướng dẫn để mọi người theo đó mà thực hiện công việc một cách đúng đắn.

- Cung cấp các công cụ để giúp mọi cán bộ công chức thực hiện đúng nhiệm vụ ngay từ đầu.

- Cung cấp cách nhận biết, giải quyết các sai sót và ngăn ngừa chúng tái diễn.

- Cung cấp các bằng chứng khách quan để chứng minh chất lượng công việc của cơ quan và chứng tỏ tất cả các hoạt động của cơ quan đều ở trong tình trạng được kiểm soát.

- Cung cấp các công cụ để cải tiến việc thực hiện một cách có hệ thống nhằm nâng cao chất lượng, thỏa mãn ngày càng cao hơn nhu cầu của khách hàng (công dân).

Qua thời gian xây dựng, biên soạn các quy trình xử lý công việc, các quy trình theo yêu cầu của hệ thống và triển khai vận hành theo các quy trình đã được ban hành, đến 31/12/2010 Hệ thống quản lý chất lượng của Ban Quản lý Khu kinh tế được Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng-Bộ Khoa học và Công nghệ  cấp Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với 20 lĩnh vực trong hoạt động “Tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước và giải quyết các thủ tục hành chính đối với Khu kinh tế, khu công nghiệp” của Ban Quản lý .

Thời gian áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO tại Ban Quản lý Khu kinh tế chưa nhiều, nhưng bước đầu đã đem lại những kết quả tích cực, đó là: việc tổ chức, thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên, hồ sơ tài liệu được sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực công việc; các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Ban Quản lý được niêm yết công khai, minh bạch tạo nhiều thuận lợi cho các tổ chức, doanh nghiệp khi có nhu cầu; thông qua các quy trình xử lý công việc đã được thiết lập Lãnh đạo Ban có thể kiểm soát được thời gian và kết quả giải quyết công việc của từng phòng ban chuyên môn; cán bộ, công chức được phân công trách nhiệm rõ ràng trong quá trình xử lý công việc, được đánh giá năng lực chuyên môn, tinh thần trách nhiệm khách quan hơn; tác phong làm việc của cán bộ, công chức khoa học, nghiêm túc hơn và ngày càng thể hiện vai trò là cầu nối giữa pháp luật và người dân, có trách nhiệm hướng dẫn người dân thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

Áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan hành chính đã góp phần cải tiến phương pháp làm việc, hình thành các quy trình giải quyết công việc một cách khoa học đảm bảo công việc có chất lượng, thoả mãn yêu cầu của khách hàng. Điều đó đã tạo điều kiện để đơn giản hóa quy trình và rút ngắn thời gian giải quyết công việc, giảm các tác động tiêu cực trong thực thi nhiệm vụ của cán bộ, công chức và qua đó nâng cao tính chất phục vụ, gắn bó giữa Nhà nước và nhân dân.

Từ thực tiễn xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO tại Ban Quản lý Khu kinh tế, có thể khẳng định rằng việc ứng dụng ISO trong hoạt động quản lý nhà nước và phục vụ công chúng là cần thiết và đem lại hiệu quả thiết thực, hơn nữa nó phù hợp với đòi hỏi thực tế và xu thế của nền hành chính phát triển hiện đại. Bởi vậy nếu nhắc đến phương hướng hiện đại hóa công sở thì phải nhắc đến hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 đầu tiên. Tuy nhiên cần phải nhân rộng việc sử dụng HTQLCL này nhằm hiện đại hóa công sở trên diện rộng một cách thống nhất. Để làm được điều này chúng ta cần:

- Khảo sát tình hình, xây dựng văn bản về điều kiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

- Lựa chọn một số cơ quan để làm thí điểm và cấp chứng chỉ khi đạt yêu cầu;

- Tiến hành tổng kết, đánh giá, xây dựng và hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật quy định cho phép mở rộng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; tổ chức áp dụng và cấp chứng chỉ cho các cơ quan đạt tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng trong quản lý hành chính. 

2. Ứng dụng thông tin máy móc thiết bị hiện đại.

Hiện nay còn rất nhiều các thủ tục hành chính vẫn còn thực hiện một cách thủ công gây tốn thời gian và nhân lực. Việc ứng dụng công nghệ thông tin thay thế cho các thủ tục hành chính thủ công là việc cần thiết trong quá trình hiện đại hóa công sở.

Trong phiên thảo luận, Bộ trưởng Thông tin - Truyền thông Lê Doãn Hợp cho biết, đến nay, đã có gần 90% công chức ở Trung ương và 78% công chức ở tỉnh, thành và 40% công chức ở huyện và gần 20% công chức ở xã có máy tính, làm việc bằng máy tính. Số liệu này đang thay đổi rất nhanh.

Hiện tại có 20/22 bộ, ngành có cổng thông tin điện tử, trừ Bộ Công an và quân đội do hoạt động đặc thù. Có 62/63 tỉnh thành có cổng thông tin điện tử, trừ Đác Nông đang tích cực triển khai để sớm có vào cuối năm nay hoặc đầu năm tới. Hiện có 5.700 thủ tục hành chính được công khai trên các cổng thông tin điện tử hoặc website của các bộ, ngành và các tỉnh, thành trực thuộc Trung ương.

Hiện tại, Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ đã giao ban trực tuyến với các bộ, ngành, tỉnh thành bất cứ vào lúc nào và đảm bảo đến hết năm 2010 để thực hiện tốt pha 2, tức là giao ban trực tuyến với tất cả các quận, huyện, thành phố, thị xã và phấn đấu trong vài ba năm tới thì Chính phủ có thể giao ban trực tuyến với tất cả các xã, phường, thị trấn trong cả nước.

Tuy nhiên, vẫn còn những tồn tại như sau:

- Một là ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan Nhà nước chủ yếu là quy mô nhỏ. Các hệ thống thông tin chuyên ngành quy mô quốc gia tạo nền tảng cho Chính phủ điện tử chưa được triển khai trên diện rộng.

- Hai là ứng dụng CNTT phục vụ cho hai đối tượng là người dân và doanh nghiệp còn nhiều hạn chế. Các cổng thông tin điện tử chủ yếu chỉ cung cấp thông tin. Ít trường hợp người dân có thể nộp hồ sơ xin cấp phép qua mạng. Ngay cả công tác thông tin vẫn còn nghèo và thiếu cập nhật thường xuyên.

- Ba là nhiều cán bộ, công chức chưa có thói quen sử dụng thư điện tử, trao đổi văn bản điện tử, chưa hình thành văn hóa chia sẻ thông tin và hạn chế việc ứng dụng CNTT.

- Bốn là kinh phí đầu tư cho ứng dụng CNTT còn hạn hẹp chưa tương xứng với lợi ích do ứng dụng CNTT mang lại. Nhiều địa phương chưa có nguồn chi ổn định cho ứng dụng CNTT, nặng chờ nguồn đầu tư và tài trợ của Trung ương.

- Năm là do thu nhập thấp, các cơ quan Nhà nước rất khó thu hút được nguồn nhân lực có chất lượng tốt làm cán bộ chuyên trách về CNTT để hướng dẫn các cấp.

- Sáu là hiện đại hóa máy móc, thiết bị, công cụ như gắn hiện đại hóa công sở và chất lượng con người và cơ chế chính sách đặc thù đồng bộ hợp lý, kịp thời theo hướng đi tắt, đón đầu.

Bởi vậy mà cần khắc phục các tồn tại này bằng các biện pháp cụ thể như:

- Đầu tư, xây dựng Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh đảm bảo hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn, an ninh bảo mật. Trước mắt cần đảm bảo cho hệ thống Cổng thông tin điện tử; Nâng cấp hệ thống thư điện tử của tỉnh; Trang bị hệ thống đảm bảo an toàn thông tin cho trung tâm tích hợp.

- Trên cơ sở lộ trình triển khai các ứng dụng, các ngành các cấp chủ động xây dựng kế hoạch đảm bảo hạ tầng, các ứng dụng của mình và tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả kế hoạch cải cách hành chính của tỉnh;

- Phối hợp chặt chẽ với Sở Thông tin và Truyền thông trong quá trình chuẩn bị xây dựng kế hoạch hoặc dự án và tổ chức triển khai thực hiện để trao đổi những vấn để chưa rõ, cần tư vấn nhằm chủ động, yên tâm trong quá trình triển khai kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đơn vị mình.

Việc đưa máy móc, thiết bị hiện đại vào công sở là việc cần thiết. Ví dụ như tại một trụ sở tiếp dân, thay vì có một cán bộ công chức tiếp dân thì thay bằng một máy lấy số. Người dân đến chỉ việc lấy số và chờ tới lượt để giải quyết công việc. Như vậy vừa tiết kiệm thời gian, tránh hao phí nhân lực và tình trạng quan liêu.

Sử dụng máy móc, thiết bị làm việc hiện đại để lưu trữ tài liệu, thực hiện các công việc hành chính sẽ trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn. Tuy nhiên để thực hiện việc này thì trước tiên phải làm là điều tra, nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn chế độ về trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức hành chính nhà nước nhằm bảo đảm sử dụng có hiệu quả và tiết kiệm cho ngân sách nhà nước:

  ­- Điều tra, khảo sát đánh giá thực trạng trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức hành chính nhà nước;

  - Nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn chế độ về trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức hành chính nhà nước.

3. Cải tiến chế độ họp, giảm bớt giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước 

a. Mục tiêu

Đổi mới một cách căn bản chế độ họp và giấy tờ hành chính (không bao gồm văn bản quy phạm pháp luật) trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; giảm tối đa và loại bỏ những cuộc họp không cần thiết, xây dựng hệ thống mẫu văn bản hành chính thống nhất trong cơ quan hành chính nhà nước các cấp.

b. Nội dung  

- Khảo sát, đánh giá về thực trạng họp và giấy tờ hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước;

- Xây dựng biểu mẫu, giấy tờ hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nước.

4. Xây dựng môi trường làm việc hiện đại, thân thiện, gần gũi

Để hiện đại hóa công sở, cần thay thế việc các phòng ban bị chia cắt quá riêng lẻ,tồn tại khoảng cách giữa người lãnh đạo và công chức, viên chức. Khắc phục tình trạng này có thể xây dựng phòng làm việc chia ô nhỏ có tấm ngăn trong suốt để đảm bảo hiệu quả làm việc, người nào việc nấy, không túm năm tụm ba nói chuyện trong giờ làm việc. Người lãnh đạo ở cùng phòng và theo dõi được tổng quan hoạt động công sở.

Năng lực của công chức, viên chức cũng cần được trau dồi thường xuyên, đặc biệt phải đảm bảo cập nhật và cho họ tiếp xúc với các phương tiện làm việc hiện đại và biết sử dụng hệ thống công nghệ thông tin một cách hợp lý.